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Das Telefon ist gerade für ältere Bürger*innen der wichtigste Kommunikationskanal, wenn sie mit ihrer Gemeinde oder Kommune sprechen wollen. Zwar ist das Bestreben, Information Da viele Internetseiten im kommunalen Bereich noch nicht nutzerfreundlich gestaltet sind, können digitale Angebote die Anliegen und Fragen nicht abdecken. Daher ist es wichtig, eine verlässliche Telefonanlage zu haben.
Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen. In Zeiten von Personalmangel und Quarantäne-Maßnahmen ist diese Überlegung mehr in den Vordergrund gerückt. Während Software-Telefonanlagen und Hardware-Telefonanlagen dann eine Einrichtung von Home-Office-Plätzen mittels VPN-Verbindung erfordern, sind Cloud-Telefonanlagen von jedem Ort aus anwählbar.
Welche Telefonanlage für welche Institution in Frage kommt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Für eine Software-Telefonanlage muss ein eigener Server mit ausreichenden Kapazitäten vorhanden sein. Cloud-Telefonanlagen werden hingegen vom Anbieter auf dessen Server gehostet und auch gewartet. Weiterhin wird die Anzahl der Mitarbeitenden mit in die Überlegungen einbezogen. Ein seriöser Anbieter wird all diese Fragen im Beratungsgepräch besprechen, bevor Kosten entstehen.
Interaktive Sprachmenus sind zwar bei Anrufenden nicht sehr beliebt, sparen aber, sofern sie intelligent gestaltet sind, viel Zeit. Der Vorteil dieser Funktion ist, dass durch interaktive Fragen die anrufende Person möglichst direkt zur richtigen Abteilung geleitet wird. Automatische Ansagen zu bestimmten Zeiten lassen sich jederzeit aufnehmen und nach Bedarf ändern.
